Contrôler une facture de transport consiste à rapprocher chaque poste des conditions d’achat, puis à expliquer les différences avant validation. Un supplément n’est pas nécessairement une erreur : il peut correspondre à une prestation ajoutée pendant le transport. La facture, le devis et les pièces du dossier permettent de trancher.
Cette méthode s’adresse aux équipes transport et comptabilité fournisseurs qui vérifient les factures de leurs transporteurs et transitaires.
1. Réunir les pièces du même transport
Avant de comparer les montants, retrouvez :
- La facture, son prestataire, sa référence et le dossier transport concerné.
- L’offre acceptée ou la version de la grille tarifaire applicable.
- La route, les dates, la quantité et l’unité facturée : conteneur, kilo, palette ou prestation.
- Les conditions d’achat : frais inclus, exclusions, validité et éventuelles franchises.
- Les pièces expliquant un changement : demande de prestation, accord, relevé d’attente ou document de livraison.
Vérifiez aussi si une facture ou un avoir du même dossier a déjà été traité. Une référence absente doit rester un point à résoudre, sans être assimilée à un montant attendu de zéro.
2. Comparer le même périmètre, ligne par ligne
Reliez chaque ligne facturée à son poste de référence. Les libellés peuvent différer : comparez la prestation, la quantité et le tarif appliqué, pas seulement le nom de la ligne.
Gardez une même devise et un même périmètre de frais. Si une conversion est nécessaire, retrouvez la règle et la date de change convenues. Distinguez une différence de quantité, de tarif, de devise et une prestation supplémentaire. Les différents types de tarifs maritimes expliquent pourquoi deux montants de fret seuls ne suffisent pas à comparer deux offres.
3. Exemple : expliquer un supplément de 100 €
Exemple entièrement fictif, sans résultat client. Les montants ci-dessous sont en euros, hors taxes, pour une seule expédition. L’offre acceptée est de 2 450 € ; la facture atteint 2 550 €.
| Poste | Offre | Facture |
|---|---|---|
| Fret | 1 800 € | 1 800 € |
| Livraison | 450 € | 450 € |
| Frais de dossier | 200 € | 200 € |
| Attente | — | 100 € |
| Total | 2 450 € | 2 550 € |
Le tiret indique que l’attente n’était pas chiffrée dans l’offre, pas qu’elle est nécessairement gratuite. L’écart est 2 550 − 2 450 = 100 €. Il faut maintenant retrouver la condition qui rend ce poste applicable.
- Supplément expliqué : les conditions acceptées prévoient 50 € par heure au-delà de la franchise, et un relevé établit deux heures facturables. Les 100 € concordent avec cette référence ; l’équipe conserve les pièces pour sa validation.
- Supplément à documenter : la condition applicable ou la durée manque. Demandez ces éléments au prestataire avant de conclure. L’absence de pièce ne prouve pas, à elle seule, que 100 € doivent être remboursés.
- Erreur confirmée : la vérification établit qu’une heure seulement est facturable selon les conditions convenues. Le montant attendu devient 50 € ; la correction à demander porte sur 50 €, pas sur les 100 € initiaux.
4. Documenter la décision et suivre la correction
Pour chaque ligne à revoir, notez le montant facturé, le montant de référence, la pièce manquante ou reçue, l’explication et la personne chargée de la suite. Cela évite de reprendre toute la recherche lorsque la comptabilité ou le prestataire répond.
Une demande précise cite le dossier, la facture, la ligne, la règle applicable et la correction attendue. Par exemple : « Attente facturée 100 € ; une heure facturable à 50 €/h selon les conditions et le relevé joints ; correction demandée : 50 €. »
Distinguez écart détecté → erreur confirmée → correction demandée → avoir reçu ou facture corrigée. Clôturez le suivi après vérification de la pièce reçue et de son rapprochement avec la facture concernée, selon votre circuit comptable. Un brouillon ou une demande envoyée ne constitue pas une économie réalisée.
5. Mesurer le contrôle sur un périmètre défini
Suivez la part des factures rapprochées parmi celles éligibles au contrôle, le temps de revue et les corrections effectivement obtenues. Précisez la période, les prestataires et les types de factures. Une baisse du nombre d’écarts peut refléter un contrôle moins complet : regardez aussi la couverture.
Essayer le rapprochement dans OneChain
Le contrôle de facturation OneChain réunit facture, référence d’achat et dossier pour examiner les différences. Zach prépare les données documentaires sur les formats et workflows couverts ; l’équipe garde la décision métier.
Essayez la démonstration de contrôle : examinez les lignes et préparez un brouillon sur des données fictives. Les actions restent dans la démonstration.
Pour examiner votre propre processus, parlons d’une facture et de sa référence d’achat. Préparez le dossier concerné et l’écart à comprendre.